Krav til journal og arkivsystem

  Utskriftsvennlig versjon

Kommunen bruker et felles edb-basert sak-/arkivsystem, Ephorte , til journalføring, administrativ og politisk saksbehandling i kommuneadministrasjonen. Saksdokumenter blir arkivert elektronisk. Arkivsystemet skal være godkjent av Riksarkivaren. Arkivleder skal i samarbeid med systemansvarlig sikre at systemet er installert på en slik måte at det tilfredsstiller kravene i NOARK-standarden, slik at opplysninger ikke kan gjøres tilgjengelige for uvedkommende og at systemet bare er tilgjengelig for autoriserte brukere. Dokumentasjonen av system og tilgangen til systemet skal bevares.

Kommunen bruker også spesielle edb-baserte fagsystemer til saksbehandling på visse fagområder, f.eks. innenfor helse- og sosialsektoren. Disse fagsystemene skal ha programvare for journalføring som tilfredsstiller kravene til journalinnhold. Saksdokumenter som blir behandlet eller produsert av disse systemene skal bevares på papir, jf. arkivforskriften § 2-14, første ledd.

Ved avslutning eller bytte av fagsystem skal det tas uttrekk av databasen for langtidslagring etter bestemte regler.

For oversikt over arkivserier produsert i elektroniske systemer (fagsystemer) se "Elektronisk system"